身近な作業をPFDで書いてみよう

　私が所属する開発課では月例の公式ミーティングがありますが、1点悩みがありました。それは、ミーティング当日、若手がミーティング運営時にやるべき作業(「プロジェクタを準備」「情報展開用資料をノートパソコンにコピー」「課長に議事録の査読を依頼」)を忘れ、月例の公式ミーティングの進行の遅延や中断が発生してミーティングの運営に支障がありました。
　解決策を検討しているとき、PFD(Process Flow Diagram)で表現し、作業内容とアウトプットのつながりを若手と共に確認すると、やるべき作業を忘れずにミーティングの運営が円滑に進むと仮設を立てました。

　以下、月例の公式ミーティングの進め方をPFDで表記した後、何の効果があったかを簡単にまとめます。

1.PFDとは？

　PFDはProcess Flow Diagramのこと。成果物とプロセスをDFDのルールに従い表現します。

2.PFDの書き方。

　四角：成果物、円：プロセスで表現し、下図のように［プロセスへ入力する成果物］→【プロセス】→［プロセスから出力する成果物］と表記する。(※制御工学を学んだ方は、ブロック線図を思い出すと理解が進むと思います)

　詳細は、下記を参照下さい。
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3.月例の公式ミーティングの進め方をPFDで表記する。

　作業内容と必要な機材やドキュメントを挙げ、因果関係を確認して、下記のようにまとめました。

4.月例の公式ミーティングの進め方PDFで表記したものをメンバーに展開した後。

　月例の公式ミーティングは当番制でしたので、当番になったときに入社1年目の若手と共にPFDで表記したもの(印刷物)を見ながらフォローしたところ、やるべき作業を全て完了した状態でトラブル無く月例の公式ミーティングを運営することができました。また、PFDで表記したもの(ファイル)をファイルサーバに格納してメンバーに展開したら、1ヶ月後に追加のプロセスや成果物が追記され、やるべき作業を忘れることが減少しました。

5.最後に。

　PFDを書くときに因果関係を確認してから、メンバーに説明するとメンバーが理解しやすくなり、認識合わせなどのいったコミュニケーションコストが減少しましたので、様々な場面で応用するとよいと思います。